Региональное
Законодательство
Новосибирская область

Приказ управления по обеспечению деятельности мировых судей Новосибирской области от 03.04.2013 N 102 "Об утверждении Инструкции по организации работы и ведению архивов на судебных участках Новосибирской области"

УПРАВЛЕНИЕ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МИРОВЫХ СУДЕЙ
НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРИКАЗ
от 3 апреля 2013 г. № 102

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ И ВЕДЕНИЮ
АРХИВОВ НА СУДЕБНЫХ УЧАСТКАХ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

В целях организации работы архива в судебных участках Новосибирской области, установления единого порядка подготовки и оформления документов к хранению, учету документов в архиве судебных участков, своевременного и качественного оформления судебных дел, формирования нарядов, квалифицированного отбора дел для постоянного хранения, четкого порядка передачи документов в архив судебного участка, их надлежащего использования и хранения приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по организации работы и ведению архивов на судебных участках Новосибирской области.
2. Признать утратившим силу:
- приказ начальника управления от 30.09.2008 № 423 "Об утверждении Временной и по организации работы архива в судебных участках Новосибирской области".
Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Начальник управления
В.А.ЧИРКУНОВ





Утверждена
приказом
начальника управления по обеспечению
деятельности мировых судей
Новосибирской области
от 3 апреля 2013 г. № 102

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ И ВЕДЕНИЮ АРХИВОВ
НА СУДЕБНЫХ УЧАСТКАХ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по организации работы и ведению архивов на судебных участках Новосибирской области (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Федеральным конституционным законом от 31 декабря 1996 года № 1-ФКЗ "О судебной системе Российской Федерации", Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным законом от 8 января 1998 года № 7-ФЗ "О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации", Федеральным законом от 17 декабря 1998 года № 188-ФЗ "О мировых судьях в Российской Федерации", Законом Новосибирской области от 26 сентября 2005 года № 314-ОЗ "О мировых судьях Новосибирской области", Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 года № 290, Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 года № 263, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558, Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 июня 2011 года № 112, Примерной номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденной Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 9 июня 2011 года, Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 декабря 2005 года № 157, Методическими рекомендациями по организации работы архива у мирового судьи, разработанными Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации в 2006 году в качестве основы организации работы архивов мировых судей в субъектах Российской Федерации (№ СД-НК/704 от 3 апреля 2007 года), и другими нормативными правовыми актами и методическими документами.
1.2. Инструкция устанавливает единый порядок подготовки и оформления документов к последующему хранению, порядок учета, использования и хранения документов в архиве судебного участка, определяет методику отбора дел (нарядов) для постоянного хранения и выделения их к уничтожению, а также правила передачи дел (нарядов) в архивные учреждения <1>.
--------------------------------
<1> Работу с архивными учреждениями осуществляют только те судебные участки, которые являются источниками комплектования соответствующих архивных учреждений.

1.3. Своевременное и качественное оформление судебных дел, формирование нарядов, документов общего делопроизводства, имеющих научную и практическую ценность, обеспечение их сохранности является одной из важнейших задач аппарата мировых судей.
Качественно организованная работа с документами, своевременный и квалифицированный отбор (комплектование) дел (нарядов) для постоянного хранения, четкий порядок передачи документов в архив судебного участка, их надлежащее использование и хранение обеспечивает оперативное получение достоверной справочной и научной информации о деятельности судебного участка.

2. ОФОРМЛЕНИЕ СУДЕБНЫХ ДЕЛ И ДОКУМЕНТОВ ОБЩЕГО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА К ПОСЛЕДУЮЩЕМУ ХРАНЕНИЮ
В АРХИВЕ СУДЕБНОГО УЧАСТКА

2.1. Решение на передачу в архив судебного участка (далее - архив) дел и материалов, номенклатуры дел, производств, журналов и учетно-статистических карточек принимает мировой судья соответствующего судебного участка. При этом мировой судья проверяет все производство по делу, материалу, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу судебного решения, соответствующее оформление и наличие оснований для передачи вышеуказанных документов в архив.
2.2. На обложке дела, материала, подлежащего передаче в архив, мировым судьей в левом верхнем углу обложки дела, материала проставляется штамп "ДЕЛО СДАНО В АРХИВ" с указанием срока хранения в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 июня 2011 года № 112 (далее - Перечень), и Примерной номенклатурой дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденной Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 9 июня 2011 года (далее - Примерная номенклатура), даты передачи и подписи мирового судьи.
2.3. Все оконченные производством судебные дела (наряды) и другие документы до передачи в архив должны быть оформлены в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 года № 263.
2.4. В судебных делах (нарядах), подлежащих сдаче в архив на постоянное и временное (свыше 10 лет) хранение, работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива, должен прошить и пронумеровать все приобщенные к делу (наряду), производству документы, составить их внутреннюю опись (приложение 1).
2.5. В конце дела (наряда), производства на отдельном листе-заверителе составляется заверительная надпись (приложение 2). На обложке дела проставляется индекс дела и срок хранения.
В журналах заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела (наряда), производства или чистый оборот листа последнего документа.
Если дело (наряд), производство было сформировано (прошито или переплетено) без листа-заверителя, то он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела (наряда), производства.
2.6. Судебные дела подлежат оформлению и сдаче в архив не позднее одного месяца после обращения к исполнению вступившего в законную силу завершающего судебного акта.
Подготовленные и оформленные материалы, наряды и другие документы, образующиеся в деятельности мирового судьи, по истечении 1 года после завершения их делопроизводством передаются в архив ежегодно не позднее 30 декабря текущего года.
В случае необходимости допускается передача дел и документов в архив ранее вышеуказанного срока, но только с разрешения мирового судьи.
2.7. Ответственный работник аппарата мирового судьи еще раз обязан тщательно просмотреть все производство по делу, подлежащему сдаче в архив, обращая особое внимание на обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного решения.
При этом необходимо руководствоваться следующим:
2.7.1. Уголовное дело считается оконченным и подлежит сдаче в архив после обращения приговора, определения, постановления к исполнению (либо после реального их исполнения во всех его частях (основное, дополнительное наказание, материальное взыскание и т.д.).
В части основного наказания основаниями для списания дела в архив являются в отношении лиц, осужденных:
а) к лишению свободы, - получение уведомления мировым судьей из учреждения, где содержится под стражей подсудимый, о том, что данным учреждением получены копия приговора (постановления), распоряжение об исполнении вступившего в законную силу приговора суда.
Если лицо, осужденное к лишению свободы, при постановлении приговора суда находилось на свободе, мировой судья контролирует поступление сообщений от правоохранительных органов о взятии лица под стражу и исправительного учреждения о прибытии осужденного для отбывания наказания.
В случае объявления мировым судьей розыска лица, скрывшегося от отбывания наказания после вынесения приговора либо осужденного заочно, исполнение приговора должно проверяться мировым судьей ежеквартально путем направления запросов в правоохранительный орган, которому поручено производство розыска, а при длительном неисполнении - извещения об этом прокурора. Мировым судьей осуществляется контроль до реального приведения приговора в исполнение;
б) к исправительным работам, обязательным работам, условно осужденных, а также осужденных к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, - получение мировым судьей из уголовно-исполнительной инспекции по месту жительства осужденного извещения о принятии к исполнению приговора суда (приложение 1 к Инструкции по организации исполнения наказаний и мер уголовно-правового характера без изоляции от общества, утвержденной приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 20 мая 2009 года № 142);
в) к ограничению свободы, - наличие в деле уведомления о получении уголовно-исполнительной инспекцией копии приговора и распоряжения о его исполнении;
г) к аресту, - наличие в деле уведомления о том, что получено распоряжение об исполнении вступившего в законную силу приговора мирового судьи;
д) к штрафу, - наличие в деле уведомления о получении соответствующим подразделением службы судебных приставов исполнительного документа, а также при необходимости - копии приговора мирового судьи;
е) в случае применения к несовершеннолетнему принудительных мер воспитательного воздействия - получение мировым судьей сообщения о принятии постановления к исполнению соответствующим органом.
Копия приговора, а также исполнительный документ, распоряжение считаются полученными, когда в деле имеется расписка либо уведомление о доставке почтового отправления адресату, либо извещение, предусмотренное приложением 1 к Инструкции по организации исполнения наказаний и мер уголовно-правового характера без изоляции от общества, утвержденной приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 20 мая 2009 года № 142.
В части дополнительных наказаний и материальных взысканий основаниями для списания дела в архив являются:
ж) по дополнительным наказаниям в виде штрафа, лишения права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью - основания, указанные в пп. "б", "д" п. 2.7.1 Инструкции;
з) по конфискации имущества - возвращение исполнительного документа с отметкой судебного пристава-исполнителя о передаче имущества налоговым органам для реализации либо с приложением акта об отсутствии имущества, подлежащего конфискации;
и) в отношении осужденного, лишенного по приговору специального воинского или почетного звания, классного чина или государственных наград, - поступление от органа, присвоившего звание, чин или награду, сообщения об исполнении приговора в этой части;
к) в отношении осужденного, с которого приговором взыскан ущерб, причиненный имуществу, - выдача исполнительных документов взыскателю либо направление исполнительных документов для производства взысканий по его просьбе;
л) в отношении осужденного, с которого постановлено взыскать в доход государства суммы неосновательного обогащения, средства, затраченные на лечение потерпевшего от преступления, и другие суммы, подлежащие перечислению в доход государства, - основания, указанные в пп. "б" п. 2.7.1 Инструкции.
При постановлении в процессе исполнения приговора акта о помиловании, он считается исполненным после получения мировым судьей сообщений от органов, ведающих исполнением наказания, о прекращении осужденным отбывания основного и дополнительных наказаний либо принятия к исполнению акта помилования в части снижения неотбытого срока наказания или замены его более мягким видом наказания, а в случае освобождения осужденного от обязанности дальнейшего возмещения причиненного преступлением ущерба - после возвращения суду исполнительных документов, выданных для производства взысканий.
Об исполнении акта помилования мировой судья докладывает соответствующему высшему органу власти, после чего дело вновь считается оконченным и подлежит списанию в архив.
По уголовному делу, рассмотренному по существу с вынесением определения или постановления о применении судом принудительных мер медицинского характера к лицу, совершившему общественно опасное деяние в состоянии невменяемости, основанием для списания дела в архив является получение сообщения о направлении лица в психиатрическое учреждение.
Когда вынесенный по групповому либо многоэпизодному делу приговор является оправдательным в части предъявленного обвинения (п. п. 2 п. 2 статьи 302 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации) за непричастностью подсудимого (подсудимых) к совершению преступления (преступлений), то по вступлении такового приговора в законную силу данное дело подлежит сдаче в архив только после выполнения требований п. 2.7.1 Инструкции и направления сообщений в органы прокуратуры о вынесенном приговоре.
При рассмотрении мировым судьей представлений (ходатайств) в порядке исполнения приговоров, связанных с отбыванием наказания в виде лишения свободы, основанием для списания материалов в архив является наличие в деле уведомления о поступлении копии вступившего в законную силу постановления мирового судьи, рассмотревшего материал, в случаях:
а) изменения условий содержания в местах лишения свободы - в исправительное учреждение по месту фактического отбывания наказания;
б) условно-досрочного освобождения, досрочного освобождения от отбывания наказания по болезни, предоставления отсрочки отбывания наказания беременной женщине или женщине, имеющей малолетних детей, - в исправительное учреждение по месту отбывания наказания;
в) освобождения осужденного от отбывания наказания в связи с психическим заболеванием - в исправительное учреждение по месту отбывания наказания осужденного, а также в орган здравоохранения - об учреждении над ним попечительства в соответствии с постановлением мирового судьи;
г) замены лишения свободы более мягким видом наказания в порядке статьи 80 Уголовного кодекса Российской Федерации - в исправительное учреждение по месту первоначального отбывания наказания, в уголовно-исполнительную инспекцию по месту жительства осужденного;
д) отмены условного осуждения к лишению свободы в порядке статьи 74 Уголовного кодекса Российской Федерации, отмены отсрочки отбывания наказания, направления осужденного для отбывания наказания в порядке статьи 82 Уголовного кодекса Российской Федерации, а также замены исправительных работ лишением свободы в порядке статьи 50 Уголовного кодекса Российской Федерации - в уголовно-исполнительную инспекцию по месту жительства осужденного.
В отношении осужденных к иным мерам наказания постановление, вынесенное в порядке исполнения приговора, считается обращенным к исполнению (исполненным), а материал подлежит списанию в архив:
а) в случаях условно-досрочного освобождения от отбывания исправительных работ, ограничения свободы или замены исправительных работ, штрафа, обязательных работ и ограничения свободы другими наказаниями либо отмены условного осуждения к исправительным работам - при поступлении сообщения уголовно-исполнительной инспекции соответственно о прекращении исполнения приговора, об изменении порядка его исполнения, об обращении приговора к исполнению;
б) во всех других случаях - по получении сообщения о принятии постановления к исполнению (об исполнении) от органа, на который по закону возложено исполнение постановления либо контроль за его исполнением.
2.7.2. Основаниями для оформления и сдачи в архив гражданских дел являются:
- обращение к исполнению вступившего в законную силу судебного акта;
- вступление в законную силу судебного акта, решение по которому подлежит немедленному исполнению;
- вступление в законную силу определения о прекращении производства по делу, об оставлении иска (заявления) без рассмотрения;
- вынесение судебного приказа и обращения его к исполнению.
Производство по гражданскому делу, по которому иск удовлетворен, считается оконченным, и дело подлежит сдаче в архив после передачи (направления) исполнительных документов подразделению службы судебных приставов либо вручения их взыскателям. В случае неявки взыскателя исполнительный документ направляется ему заказным письмом с уведомлением, и дело считается оконченным с момента получения судом уведомления о вручении.
В случае вынесения мировым судьей решения (определения) о взыскании штрафа, государственной пошлины или иных сумм в доход соответствующего бюджета дело считается оконченным после приобщения к нему квитанции об оплате либо возвращения исполнительного листа с отметкой судебного пристава-исполнителя об исполнении или невозможности взыскания, при условии истечения срока для предъявления исполнительного листа к исполнению.
2.7.3. Дело об административном правонарушении считается оконченным и подлежит сдаче в архив:
а) при назначении ареста - при наличии сведений (уведомления) о поступлении копии постановления в орган, ведающий исполнением данного вида наказания;
б) при наложении наказания в виде лишения специального права (права управления транспортными средствами) - при поступлении сообщения из органа, от должностных лиц органов исполнительной власти об изъятии у привлеченного лица документа на право управления транспортными средствами (разрешения на эксплуатацию радиоэлектронных средств или высоковольтных устройств, охотничьего билета);
в) при применении штрафа и взыскании материального ущерба - при поступлении квитанции об их уплате или копии постановления с отметкой судебного пристава-исполнителя об их принудительном взыскании;
г) при конфискации или возмездном изъятии вещей, явившихся орудием совершения или предметом правонарушения, - после поступления копии постановления с отметкой судебного пристава-исполнителя о передаче конфискованных предметов соответствующему органу;
д) в случае внесения представлений об устранении причин и условий, способствовавших совершению правонарушений, - после получения сообщения о принятых мерах;
е) при прекращении дела об административном правонарушении - после вступления в законную силу соответствующего постановления.
Когда наложены наказания в виде предупреждения, возмездного изъятия орудия совершения правонарушения, административного выдворения за пределы Российской Федерации, дисквалификации, дело об административном правонарушении считается оконченным и подлежит списанию в архив - по вступлении постановления в законную силу, срок которого исчисляется с момента его вручения под расписку или получения направленной копии лицом, в отношении которого оно было вынесено.
Дело передается в архив после проверки соблюдения всех перечисленных условий с резолюцией мирового судьи.
2.8. Дела, по которым исполнение не окончено, хранятся на судебном участке (при наличии канцелярии - в канцелярии) отдельно от других дел.
При задержке возврата исполнительных документов из службы судебных приставов (более трех месяцев с момента направления), выданных для обращения к исполнению, непоступлении сообщений об удержании из заработной платы должников, сообщений органов, ведающих исполнением соответствующих видов наказаний, мировой судья ежеквартально направляет запросы-напоминания в адрес соответствующих органов и подразделений судебных приставов.
В случае отсутствия сведений об исполнении в течение длительного периода времени, большего, чем предусмотрено Федеральным законом от 2 октября 2007 года "Об исполнительном производстве", а также в случае отсутствия ответов на неоднократные напоминания (более двух лет с момента вынесения судебного решения), мировой судья на вышеуказанных основаниях вправе выдать резолюцию на передачу дела в архив. При этом в учетно-статистической карточке делаются соответствующие отметки о местонахождении дела и о невозможности его уничтожения, если в течение срока его хранения в архиве не поступят сведения о его исполнении из соответствующих органов либо от соответствующей службы судебных приставов.
2.9. Полное оформление дел в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 года № 263, предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- изъятие из дела металлических скобок и скрепок;
- нумерацию листов и заполнение листа-заверителя дела (наряда) (приложение 2);
- составление внутренней описи документов (приложение 1);
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и окончания срока хранения и др.).
2.10. На обложках судебных дел и производств, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, указываются:
- наименование судебного участка;
- фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено;
- фамилия и инициалы истца, ответчика (наименование организации), суть иска (заявления);
- даты начала и окончания дела;
- номер производства по делу;
- количество листов в деле и срок хранения дела, производства.
2.11. Заголовки должны быть написаны светостойкими чернилами и четким почерком.
2.12. Оформление и подготовку к сдаче в архив нарядов и других документов, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, производят работники аппаратов мировых судей, на которых возложена обязанность по ведению архивов.
2.13. Ответственные работники аппаратов мировых судей обязаны тщательно просмотреть и проверить документы, помещенные в дело (наряд), обращая особое внимание на то, чтобы в дело (наряд) не были подшиты несколько экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, черновики документов, документы без подписи исполнителя, неисполненные документы.
2.14. Не допускается, чтобы под текстом документа вместо подписи мирового судьи стояло наименование судебного участка.
2.15. Листы в деле (наряде) подшиваются строго в хронологическом порядке. Переписка систематизируется в хронологической последовательности - документ-ответ помещается за документом-запросом.
2.16. В оконченных производством делах (нарядах) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подшиваются и нумеруются все листы. На отдельном листе делается заверительная надпись (приложение 2).
2.17. Обложка дела (наряда) должна содержать индекс (номер) и полное наименование дела (наряда) в соответствии с наименованием и индексом, указанными в номенклатуре дел. При этом заголовки дел (нарядов) уточняются в соответствии с документами, составляющими дело (наряд). Все остальные реквизиты заполняются так же, как и на обложках судебных дел, указанные в п. 2.10 Инструкции.
2.18. Если дело (наряд) состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится общий заголовок по сводной номенклатуре дел, а затем уточняется содержание каждого тома в отдельности.
2.19. Дело (наряд) должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. Если количество листов в деле (наряде) превышает 250, материалы оформляются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата открытия тома 2 не должна быть более ранней, чем дата окончания тома 1.
2.20. Дела (наряды) постоянного хранения должны быть подшиты в твердую обложку. Все металлические скрепления (булавки, скобки, скрепки) из дел (нарядов) удаляются.
2.21. Во всех нарядах составляется внутренняя опись (приложение 1) с указанием заголовка, индекса (номера) документа, даты и номера листа в наряде.
2.22. Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в наряде через арифметический знак плюс.
2.23. Оконченные регистрационные журналы (книги) готовятся к сдаче в архив ответственным работником аппарата мирового судьи, который нумерует листы, а на оборотной стороне последнего чистого листа делает заверительную надпись.
2.24. На обложке регистрационного журнала или книги согласно сводной номенклатуре дел проставляется срок хранения и указывается количество листов.
2.25. Перед сдачей в архив учетно-статистических карточек работник аппарата мирового судьи проверяет их наличие и заполнение всех предусмотренных реквизитов.
2.26. После сдачи дел в архив учетно-статистические карточки должны храниться в картотеках (ящиках, картотечных шкафах) отдельно по уголовным, гражданским делам и делам об административных правонарушениях в порядке их номеров по годам.
2.27. Учетно-статистические карточки передаются в архив вместе с алфавитными указателями.
2.28. Судебные дела и другие документы, оформленные небрежно, с нарушением установленных требований, архивом не принимаются.

3. ПОРЯДОК НУМЕРАЦИИ ЛИСТОВ

3.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело (наряд), все его листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа, черным графитным карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела (наряда) нумеруются отдельно.
3.2. Запрещается при нумерации листов использовать чернила и цветные карандаши.
3.3. Листы дела (наряда), разделенного на тома, нумеруются по каждому тому отдельно.
3.4. Фотографии, чертежи и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле (наряде), нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если фотографии вклеены на пронумерованный лист дела (наряда), то отдельной нумерации фотографий не требуется.
3.5. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.
3.6. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.
3.7. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
3.8. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист.
3.9. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно.
3.10. Подшитые в дело (наряд) конверты с вложениями нумеруются: в первую очередь сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложения нумеровать нельзя, их наличие оговаривается в заверительной надписи (приложение 2).
3.11. В случае обнаружения большого количества ошибок в нумерации листов дела (наряда), листы нумеруются заново. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа.
3.12. В случае изменения нумерации листов дела (наряда) составляется новый лист-заверитель, при этом старый сохраняется в деле (наряде).
3.13. При пропусках в нумерации листов на пропущенных листах ставится номер предыдущего листа с проставлением букв "а", "б", "в" и т.д.
3.14. При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах также прибавляются буквы "а", "б", "в" и т.д. соответственно к каждому номеру листа начиная со второго.
3.15. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе (приложение 2).
3.16. В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов и количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наряда) (наличие пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов).
3.17. Заверительная надпись подписывается работником, производившим оформление дела (наряда) для передачи в архив, с указанием должности и даты составления этой надписи:

250 (двести пятьдесят)
В деле прошито и пронумеровано _________________________________ листа(ов),
(цифрами и прописью)
в том числе:
10а, 54а, 54б
литерные номера листов ___________________________________________________,
-
пропущенные номера листов _________________________________________________
3
+ листов внутренней описи _________________________________________________


Особенности физического состояния Номера листов
и формирования дела (наряда)

1 2

3 (три) фотографии 15, 106, 201

В конверте находится трудовая книжка и удостоверение 245
личности № 543 осужденного Иванова А.В.


Наименование должностного лица,
составившего заверительную
надпись к делу (наряду) Подпись Расшифровка подписи
Дата

4. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ.
ОТБОР ДОКУМЕНТОВ И ОФОРМЛЕНИЕ ИХ НА УНИЧТОЖЕНИЕ

4.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение и выделения к уничтожению в соответствии с нормативными и методическими документами, утвержденными Федеральным архивным агентством.
Экспертиза на судебных участках мировых судей проводится при определении сроков хранения судебных дел, составлении номенклатуры дел, формировании дел по номенклатуре и проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке их к последующему хранению в архиве и их передаче на постоянное хранение и уничтожение.
4.2. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел (нарядов) без просмотра самих документов.
4.3. Для проведения экспертизы ценности документов, отбора их на хранение, а также уничтожения судебных дел (материалов) и других документов (журналов, учетно-статистических карточек, нарядов и т.п.) создается постоянно действующая экспертная комиссия судебного участка (далее - экспертная комиссия).
4.4. Экспертная комиссия создается приказом (распоряжением) мирового судьи соответствующего судебного участка в следующем составе:
- председатель - мировой судья соответствующего судебного участка;
- секретарь - секретарь судебного заседания соответствующего судебного участка;
- секретарь судебного участка (специалист 1 разряда) либо иной работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива.
По согласованию сторон в состав экспертной комиссии может быть включен представитель архивного учреждения.
Сведения о составе экспертной комиссии направляются в управление по обеспечению деятельности мировых судей Новосибирской области.
4.5. Экспертная комиссия работает в соответствии с положением о постоянно действующей экспертной комиссии, утвержденным мировым судьей судебного участка.
Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:
- дает заключения о характере документов для определения сроков хранения судебных дел, документов общего делопроизводства;
- рассматривает годовые разделы описей дел (нарядов) постоянного хранения;
- выносит решения о представлении описей дел (нарядов) постоянного хранения на утверждение экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) управления государственной архивной службы Новосибирской области (далее - управление ГАС НСО) и мировым судьей;
- рассматривает акты о выделении к уничтожению документов общего делопроизводства и дел (нарядов), не подлежащих дальнейшему хранению;
- рассматривает акты проверки наличия и состояния дел и других судебных документов, акты о неисправимых повреждениях документов постоянного хранения, акты о необнаружении дел и документов, пути розыска которых исчерпаны, акты об отсутствии дел (нарядов), подлежащих передаче на постоянное хранение;
- рассматривает проекты номенклатуры дел (нарядов);
- рассматривает проекты методических пособий по организации делопроизводства и работы архива.
4.6. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в год.
4.7. Заседания экспертной комиссии оформляются протоколом, который подписывается секретарем комиссии и утверждается мировым судьей.
4.8. Решения экспертной комиссии принимаются большинством голосов. Спорные вопросы, при разделении голосов поровну, разрешаются мировым судьей, управлением по обеспечению деятельности мировых судей Новосибирской области, в необходимых случаях выносятся на рассмотрение ЭПК управления ГАС НСО.
4.9. Ведение делопроизводства экспертной комиссии, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность возлагается на секретаря экспертной комиссии.

5. ПОРЯДОК ИСЧИСЛЕНИЯ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ДЕЛ, НАРЯДОВ И ИНЫХ
ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МИРОВОГО СУДЬИ

5.1. Сроки хранения судебных дел (нарядов) устанавливаются в соответствии с Перечнем и Примерной номенклатурой дел.
Сроки хранения дел общего делопроизводства устанавливаются в том числе в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558.
5.2. На основе Примерной номенклатуры составляется номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мирового судьи соответствующего судебного участка, в которой повторяются формулировки дел из Примерной номенклатуры и установленные в Перечне сроки хранения.
5.3. Номенклатура дел составляется на каждый год, не позднее октября предшествующего года, на основе изучения содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности мирового судьи, согласовывается с экспертной комиссией судебного участка. Номенклатура дел один раз в 5 лет согласовывается с ЭПК управления ГАС НСО. После согласования с ЭПК управления ГАС НСО номенклатура дел судебного участка утверждается мировым судьей.
5.4. При составлении номенклатуры дел и документов, образующихся в деятельности мирового судьи, не допускается объединение в одном деле документов с различными сроками хранения.
5.5. Сроки хранения нарядов, содержащих документы различной значимости, определяются по документам, имеющим наибольший срок хранения.
5.6. Сроки хранения судебных дел и документов, установленные Перечнем, являются обязательными для всех мировых судей.
5.7. Сроки хранения документов, которые не предусмотрены Перечнем, устанавливаются экспертной комиссией судебного участка исходя из их научной и практической ценности по согласованию с ЭПК управления ГАС НСО.
5.8. Сроки хранения гражданских дел исчисляются с момента:
- обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта;
- вступления в законную силу судебного акта, решение по которому подлежит немедленному исполнению;
- вступления в законную силу определения об оставлении иска, заявления, жалобы без рассмотрения;
- вынесения судебного приказа и обращения его к исполнению.
5.9. Сроки хранения уголовных дел исчисляются с момента:
- погашения судимости;
- вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела.
5.10. Сроки хранения дел об административных правонарушениях исчисляются с момента:
- обращения к исполнению вступившего в законную силу судебного акта;
- вступления в законную силу постановления о прекращении производства по делу.
5.11. Сроки хранения судебных дел (нарядов) и других документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (например: исчисление сроков хранения документов, оконченных производством в 2011 году, начинается с 1 января 2012 года).
5.12. Дела и документы временного хранения не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения. По решению экспертной комиссии сроки хранения отдельных дел, документов могут быть продлены исходя из их научной и практической ценности по согласованию с ЭПК управления ГАС НСО.

6. СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ НА СУДЕБНЫЕ ДЕЛА (НАРЯДЫ)
ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ, ДЕЛА ОБЩЕГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ПОРЯДОК
ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ОПИСЕЙ ДЕЛ (НАРЯДОВ) ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ НА
РАССМОТРЕНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ ЭКСПЕРТНО-ПРОВЕРОЧНОЙ КОМИССИИ

6.1. Для обеспечения комплектования архива на все завершенные производством дела постоянного хранения, прошедшие экспертизу ценности документов, составляются архивные описи, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
6.2. Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.
6.3. На гражданские, уголовные дела, дела об административных правонарушениях, дела общего делопроизводства заводятся отдельные описи.
6.4. До передачи в архив на дела (наряды) постоянного хранения и общего делопроизводства составляется опись дел постоянного хранения. Каждая опись состоит из годовых разделов, охватывает определенную группу по значимости документов, представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел, нарядов (приложение 3).
Годовой раздел каждой описи заканчивается итоговой записью, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел (нарядов), числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел (нарядов) в описи (наличие пропущенных номеров и т.п.).
Опись подписывается составителем с указанием его должности. Итоговая запись заверяется ответственным работником аппарата мирового судьи, опись согласовывается с экспертной комиссией судебного участка, утверждается ЭПК управления ГАС НСО и мировым судьей.
6.5. Бланк описи дел (нарядов), дел общего делопроизводства временного (свыше 10 лет) срока хранения включает в себя следующие элементы: порядковый номер дела (наряда) по описи, индекс, заголовок, даты, срок хранения, количество листов, примечание (приложение 4).
6.6. При составлении описи соблюдаются следующие требования:
- каждое дело (наряд) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
- каждая опись ведется с единой, валовой нумерацией в течение нескольких лет. Опись заканчивается при наборе 1000 (одной тысячи) единиц хранения по согласованию с управлением ГАС НСО;
- номера по порядку в годовом разделе описи должны продолжать нумерацию годового раздела описи предшествующего года;
- при заполнении графы "Индекс дела" для гражданских, уголовных дел, дел об административных правонарушениях (нарядов) указываются их номера, которые соответствуют индексам дел (нарядов) по номенклатуре дел с добавлением порядкового номера дела (наряда) или номера тома дела (наряда);
- графа "Заголовок дела" заполняется на основании записи, сделанной на обложке дела (наряда). Заголовок с обложки переносится в опись без сокращений;
- если в опись вносятся дела (наряды), состоящие из нескольких томов, то в ней указывается также заголовок дела (наряда) с обложки. Затем записываются номера томов. Каждый том вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
- графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел (нарядов), особенностях их состояния, наличие копии и т.п.
6.7. К законченной описи составляется заверительный лист, в котором указывается количество листов описи, общее число дел (нарядов), внесенных в опись, а также годы начала и окончания описи.
6.8. При первом представлении описей на дела (наряды) постоянного хранения и общего делопроизводства в управление ГАС НСО к каждой описи составляется историческая справка (предисловие), в которой излагаются история создания фондообразователя, принципы отбора дел (нарядов) на постоянное хранение и порядок систематизации дел (нарядов) в описи. Предисловие к каждой описи составляется также и при последующих передачах дел (нарядов) на государственное хранение.
6.9. Годовые разделы описей всех видов дел постоянного хранения должны рассматриваться экспертной комиссией соответствующего судебного участка, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф "СОГЛАСОВАНО" с указанием номера и даты протокола заседания экспертной комиссии, на котором он был рассмотрен.
Согласованные годовые разделы направляются в четырех экземплярах на рассмотрение и утверждение ЭПК управления ГАС НСО. Годовые разделы описей судебных дел и документов постоянного хранения представляются на утверждение ЭПК управления ГАС НСО вместе с копиями протоколов экспертной комиссии судебного участка не позднее чем через 2 года после окончания дела, наряда производством (пример: годовые разделы описей на дела (наряды), дела общего делопроизводства, оконченные производством в 2009 году, представляются на утверждение ЭПК управления ГАС НСО не позднее 2012 года). На утвержденных описях управление ГАС НСО ставит штамп о принятии документов на учет и дату утверждения описи ЭПК. После утверждения описи ЭПК управления ГАС НСО и мировым судьей первый экземпляр описи в качестве контрольного передается в архивное учреждение, в которое будет осуществляться передача документов на государственное хранение, остальные три экземпляра остаются на судебном участке и хранятся в специальном наряде.
6.10. После утверждения годовых разделов описей ЭПК управления ГАС НСО:
- мировой судья получает право самостоятельно решать вопрос об уничтожении документов за этот период (за исключением судебных решений), по которым истек срок хранения, установленный Перечнем;
- на обложках дел (нарядов), включенных в опись, проставляются номер описи и номер дела (наряда) по описи.

7. ОТБОР ДОКУМЕНТОВ И ИХ ОФОРМЛЕНИЕ НА УНИЧТОЖЕНИЕ

7.1. Находящиеся в архиве дела (наряды) и дела общего делопроизводства, по которым истек срок хранения, установленный Перечнем, отбираются к уничтожению. Работу по отбору дел (нарядов) и дел общего делопроизводства к уничтожению осуществляет работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива.
7.2. Отбор дел (нарядов) и дел общего делопроизводства к уничтожению оформляется актом (приложение 5) и производится только после составления описей дел (нарядов) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматриваются экспертной комиссией судебного участка.
7.3. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, согласованные с экспертной комиссией судебного участка, подлежат утверждению мировым судьей только после утверждения ЭПК управления ГАС НСО описей дел постоянного хранения за соответствующий период.
После этого мировой судья имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.
7.4. На постоянное хранение из отобранных к уничтожению дел (нарядов) необходимо оставлять подлинники решений, приговоров и последующих определений и постановлений, в том числе вышестоящих судов. Из прекращенных дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, необходимо оставлять подлинники определений о прекращении производства по делу, об оставлении иска без рассмотрения.
Из дел (нарядов), подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела (производства), из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела, невостребованные личные документы хранятся в архиве 75 лет, после чего уничтожаются.
7.5. На решениях, приговорах и последующих определениях и постановлениях вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Затем документы подшиваются по порядку номеров дел в алфавитном порядке в отдельные наряды и помещаются в твердую обложку.
7.6. При составлении акта на выделенные к уничтожению дела (наряды) должны соблюдаться следующие правила:
- дела (наряды) располагаются в акте по годам их рассмотрения;
- в конце акта делается запись о том, что из дел (нарядов) изъяты подлинники судебных решений.
7.7. В учетно-статистической карточке делается отметка об уничтожении дела с указанием номера и даты составления акта и протокола заседания экспертной комиссии судебного участка.
7.8. Одновременно с судебными делами, рассмотренными в определенном году, к уничтожению выделяются наряды и дела общего делопроизводства, по которым истекли сроки хранения, установленные номенклатурой дел.
7.9. Акты о выделении дел (нарядов) к уничтожению подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке. В регистрационных журналах (графа - примечание) или учетно-статистических карточках (специальный пункт или свободное поле) делается отметка об уничтожении дела (наряда) с указанием даты составления акта.
7.10. Дела (наряды), дела общего делопроизводства, подлежащие уничтожению, сдаются на утилизацию (приложение 5). В случае отсутствия организаций, производящих утилизацию в данном регионе, эти документы уничтожаются экспертной комиссией путем сожжения в отведенных для этого местах. Уничтожение документов путем сожжения оформляется комиссией актом с указанием количества дел.
7.11. Перед сдачей документы упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Сдача оформляется приемо-сдаточной накладной (актом), в которой указывается дата передачи, количество включенных в акт дел (нарядов) и других документов, вес бумажной макулатуры.
7.12. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляется под контролем работника аппарата мирового судьи, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.
7.13. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел (нарядов) и документов для хозяйственных нужд.
7.14. Один экземпляр акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представляется в управление по обеспечению деятельности мировых судей Новосибирской области.

8. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ (НАРЯДОВ) И ДРУГИХ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ
СУДЕБНОГО УЧАСТКА, ПОРЯДОК ИХ ХРАНЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

8.1. Документы временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив в те же сроки, что и документы постоянного хранения по описям, составленным отдельно от описей на дела (наряды) постоянного хранения.
8.2. Документы временного (до 10 лет) хранения или "до минования надобности" в архив не передаются. По истечении срока хранения или по миновании надобности они уничтожаются, о чем составляется акт.
8.3. Гражданские, уголовные дела, дела об административных правонарушениях передаются в архив по описям.
8.4. О передаче дела (наряда) делается отметка на обороте карточки с указанием даты и подписи лица, сдающего и принимающего дело (наряд).
8.5. Результаты сдачи оформляются актом, в котором указываются: дата передачи дел, общее количество дел и их регистрационные номера. Акт подписывается работником аппарата мирового судьи, ответственным за ведение архива, и утверждается мировым судьей (приложение 13).
8.6. При передаче дел (нарядов) в архив особое внимание должно обращаться на правильность формирования и оформления дел (нарядов), которые должны храниться постоянно.
8.7. Поступившие в архив дела (наряды) и другие документы хранятся по описям в хронологическом порядке.
8.8. Дела (наряды) систематизируются в зависимости от объема дел (нарядов) по 10 - 50 дел (нарядов) в коробке. На корешке обложки каждой коробки указываются начальные и конечные регистрационные номера дел (нарядов), помещенных в коробку.
8.9. Дела, по которым судебные решения не обращены к исполнению, в архив не сдаются. На учетно-статистической карточке делается отметка о том, у кого находится дело на хранении.
8.10. Из архива дела (наряды) выдаются для служебной необходимости во временное пользование с письменного разрешения мирового судьи.
8.11. Отметка о выдаче дела (наряда) производится в журнале (приложение 11), где указываются: номер дела (наряда), наименование дела (наряда), дата выдачи, кому выдано, с какой целью, расписка в получении дела и дата возвращения дела (наряда), при этом письменные запросы хранятся в отдельном наряде.

9. СРОКИ И ПОРЯДОК СДАЧИ ДЕЛ (НАРЯДОВ) И ДЕЛ ОБЩЕГО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВНЫЕ УЧРЕЖДЕНИЯ

9.1. Передаче на хранение в архивные учреждения подлежат:
- дела общего делопроизводства постоянного срока хранения - по истечении 10-летнего срока хранения в архиве;
- судебные дела постоянного срока хранения - по истечении 75-летнего срока хранения в архиве.
Вместе с документами в архивное учреждение передаются 2 экземпляра утвержденных описей.
9.2. Перед сдачей дел на хранение в архивные учреждения совместно с представителем этого учреждения работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива, проводит проверку наличия, физического и санитарно-гигиенического состояния дел (нарядов) и дел общего делопроизводства, включенных в годовые разделы описей.
9.3. При обнаружении неисправимых повреждений документов в делах (нарядах) и делах общего делопроизводства, работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива, составляет акт (приложение 9). Устранение обнаруженных дефектов проводится силами работников аппаратов мировых судей. Акты о неисправимых повреждениях дел рассматриваются и согласовываются с ЭПК управления ГАС НСО.
9.4. Сдача дел (нарядов) и дел общего делопроизводства на хранение в архивные учреждения оформляется актом, который составляется в 2 экземплярах (приложение 6).
9.5. Сдатчик (ответственный работник аппарата мирового судьи) и приемщик (представитель архивного учреждения) расписываются в акте приема-передачи дел (нарядов) и дел общего делопроизводства на обоих экземплярах акта сдачи документов. При сдаче в архивное учреждение вместе с документами передаются 3 экземпляра утвержденных описей. Описи в 3-х экземплярах и 1 экземпляр акта остаются в архивном учреждении, второй экземпляр акта возвращается в архив после его оформления.
9.6. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел (нарядов) и дел общего делопроизводства, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих дел (нарядов).
9.7. Номера отсутствующих дел (нарядов) и дел общего делопроизводства оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение в архивное учреждение. Причины их отсутствия - в прилагаемой к акту приема-передачи справке мирового судьи.
9.8. Мировой судья, передающий документы на хранение в архивное учреждение, обязан принять меры к восстановлению утраченных производств в соответствии с главой 38 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации. На отсутствующие документы составляется акт. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями, если они есть в наличии (приложение 10).
9.9. Перевозку дел (нарядов) в архивное учреждение организует мировой судья при непосредственном участии управления по обеспечению деятельности мировых судей Новосибирской области.

10. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ СУДЕБНОГО УЧАСТКА.
НАУЧНО-СПРАВОЧНЫЙ АППАРАТ

10.1. Учет документов в архиве - это средство контроля за наличием и обеспечением их сохранности.
10.1.2. Все документы, хранящиеся в архиве, должны быть учтены и описаны.
10.1.3. Основными учетными документами в архиве являются:
- паспорт архива (приложение 8);
- номенклатура дел судебного участка;
- описи дел постоянного хранения;
- книга учета поступления и выбытия документов;
- журнал выдачи дел (нарядов) во временное служебное пользование;
- акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
- акты приема-передачи архивных документов на хранение;
- акты проверки наличия и состояния дел.
10.1.4. Вспомогательными учетными документами являются:
- книги учета дел (нарядов) постоянного хранения;
- книги учета дел (нарядов) временного (свыше 10 лет) хранения.
10.1.5. Дела (наряды) учитываются по описям.
10.1.6. Годовые разделы описей учитываются под тем же номером, который был присвоен описи при первом поступлении.
10.1.7. Описи дел (нарядов) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения нумеруются отдельно.
10.1.8. Учет поступлений дел (нарядов) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения ведется раздельно.
10.1.9. Учетные документы должны находиться в одном месте и храниться в железных шкафах.
10.1.10. Мировой судья соответствующего судебного участка ежегодно (по состоянию на 1 декабря) представляет в архивное учреждение паспорт архива судебного участка (приложение 8) и сведения об изменениях в составе и объеме фондов.
10.2. Для обеспечения сохранности и поиска архивных документов, использования содержащейся в них информации в архиве создается научно-справочный аппарат.
10.2.1. В состав научно-справочного аппарата входят:
- учетная документация;
- картотеки, в которых сведения о содержании документационных материалов отражены на алфавитных и регистрационных карточках;
- методические пособия по различным видам архивных работ и организации документов в делопроизводстве;
- исторические справки и дополнения к ним.

11. ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ ДЕЛ (НАРЯДОВ)
В АРХИВЕ СУДЕБНОГО УЧАСТКА

11.1. В целях обеспечения сохранности документов в архиве, комиссией, назначаемой управлением по обеспечению деятельности мировых судей Новосибирской области по согласованию с мировым судьей, производится проверка наличия и состояния дел (нарядов).
11.2. В ходе проверки осуществляется:
- установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;
- выявление и устранение недостатков в учете документов;
- выявление отсутствующих документов и организация их розыска;
- выявление и учет документов, требующих реставрации, профилактической и технической обработки (приложение 7).
11.3. Проверка проводится не реже 1 раза в 5 лет при большом объеме документов. Каждый раз, когда это вызывается каким-либо нарушением нормальных условий хранения документов, при которых имеются основания предполагать их порчу или утрату.
Единовременные проверки наличия и состояния документов в архиве проводятся:
- после перемещения дел в другое помещение;
- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилище посторонних лиц;
- при смене мирового судьи или работника аппарата мирового судьи, ответственного за ведение архива.
Результаты проверки оформляются актом, который докладывается мировому судье.
11.4. При проверке наличия и состояния документов необходимо:
- сохранять порядок расположения документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;
- изымать дела, не внесенные в опись;
- изымать и изолировать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.
Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается. Неучтенные дела помещаются вслед за учтенными делами для последующей обработки и описания.
11.5. Если при проверке обнаружено отсутствие дел (нарядов), то на основании распоряжения мирового судьи организуется розыск необнаруженных дел (нарядов).
11.6. В этих целях рекомендуется:
- изучить все учетные документы по выдаче дел (нарядов) из хранилища;
- организовать розыск не обнаруженных при проверке дел (нарядов);
- проверить находящиеся рядом дела (наряды);
- изучить дело фонда, акты о выделении дел к уничтожению, ранее составленные акты проверки наличия и состояния.
11.7. Обнаруженные в итоге розыска дела (наряды) размещаются на соответствующие места, а в карточке учета необнаруженных дел (нарядов) делается отметка об их обнаружении с указанием даты и подписи должностного лица.
Дела (наряды), причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие дела (наряда), и составляются справки о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска экспертной комиссией судебного участка и утверждения ее решения мировым судьей необнаруженные документы снимаются с учета (приложение 10).
11.8. При обнаружении неисправимых повреждений дел (нарядов) составляется акт (приложение 9).
11.9. После утверждения актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, и актов о неисправимых повреждениях дел, необнаруженные и поврежденные дела (наряды) исключаются из описей.
11.10. По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись "ПРОВЕРЕНО", проставляется дата проверки, запись подписывается работниками аппарата мирового судьи, проводившими проверку, с указанием их должностей.
11.11. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в архивное учреждение для внесения изменений в контрольные экземпляры описей дел, утвержденных ЭПК управления ГАС НСО.

12. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА

12.1. Использование документов архива проводится только с разрешения мирового судьи.
Работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива, для служебного использования документальных материалов архива в трехдневный срок:
- выдает документальные материалы работникам аппарата мирового судьи с разрешения мирового судьи;
- направляет на основании письменного запроса дела, материалы и другие документы в организации, учреждения по указанию мирового судьи;
- выдает копии решений, справки о реабилитации, выписки из архивных документов при наличии соответствующего заявления с разрешения мирового судьи;
- составляет ответы на запросы по делам и документам, находящимся в архиве;
- информирует мирового судью о составе и содержании документов.
12.2. Порядок хранения в архиве изъятых у лиц, содержащихся под стражей, паспортов, военных билетов, депутатских удостоверений, орденских книжек и иных личных документов, а также выдачи копий документов и выписок по запросам организаций, учреждений и физических лиц определяется в соответствии с п. 9 Инструкции по судебному делопроизводству на судебных участках Новосибирской области, утвержденной приказом начальника управления от 20.06.2012 № 103.
12.3. Подлинные документы из судебных дел и их надлежащим образом заверенные копии, представленные сторонами, а также письменные справки по делам выдаются работником аппарата мирового судьи, ответственным за ведение архива, обвиняемым, подсудимым, осужденным, оправданным, потерпевшим и их представителям, лицам, участвующим в деле, и их представителям по гражданскому делу по письменному заявлению с разрешения мирового судьи, которое приобщается к делу.
12.4. Документы, без необходимости приобщенные следователем или дознавателем к делу (изъятые в ходе расследования дела и не приобщенные к делу в качестве вещественных доказательств), с разрешения мирового судьи могут быть выданы их законным владельцам.
12.5. Сведения о наличии вышеуказанных документов в архиве и их содержании сообщаются заинтересованным учреждениям по письменным запросам.
12.6. Копии судебных постановлений по гражданским делам, вступивших в законную силу, выдаются иным лицам, если их права и законные интересы нарушены судебными постановлениями, по письменному заявлению, в котором должно быть указано, какие права или законные интересы этого лица нарушены этими судебными постановлениями.
12.7. Выдача подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных постановлений, вступивших в законную силу, осуществляется с разрешения мирового судьи.
12.8. Подлинные документы, представленные сторонами по гражданским делам, возвращаются сторонам по их письменному заявлению с обязательным оставлением в деле копий, заверенных мировым судьей. Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в получении этого документа на заявлении, приобщенном к делу.
12.9. В случае направления документа почтой копия сопроводительного письма подшивается в дело.
12.10. Выдаваемые копии приговоров, решений, определений по уголовным и гражданским делам, в том числе определений и постановлений, вынесенных вышестоящим судом, должны быть подшиты, пронумерованы, заверены и скреплены печатью. В тех случаях, когда приговор, решение, определение, постановление были изменены вышестоящим судом, об этом следует указать в выдаваемой копии.
На копии также указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого мирового судьи находится дело.
12.11. Лицо, получившее копию, должно расписаться в справочном листе дела. В случае направления копии документа по почте в справочном листе делается об этом отметка.
12.12. Выдача дел, документов и копий документов, находящихся в архиве, производится с письменного разрешения мирового судьи на основании запросов или заявлений судей вышестоящих судов, работников аппаратов мировых судей, работников управления по обеспечению деятельности мировых судей Новосибирской области (при проведении служебных проверок) и регистрируется в журнале выдачи дел (нарядов) во временное служебное пользование. На выданное дело заводится карточка-заместитель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, подпись получателя, дата возвращения в архив и подпись работника аппарата мировых судей, принявшего дело. Дела выдаются на срок не более 1 месяца.
До возвращения дела в архив требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора, решения хранятся в контрольной папке.
12.13. Работники, получившие документальные материалы, отвечают за их сохранность.
12.14. Выдача находящегося в архиве судебного дела с целью ознакомления с его материалами лиц, участвовавших в деле, их представителей, а также иных лиц осуществляется в следующем порядке:
- заявления вышеуказанных лиц об ознакомлении с материалами дел, находящихся в архиве, регистрируются в общем порядке регистрации поступающей корреспонденции на соответствующем судебном участке;
- не позднее следующего рабочего дня данное заявление передается на рассмотрение мировому судье, который на данном заявлении ставит резолюцию об удовлетворении либо отказе в удовлетворении данного заявления с указанием причины, дату и свою подпись, после чего в день проставления резолюции данное заявление передает работнику аппарата мирового судьи, ответственному за ведение архива, для исполнения;
- работник аппарата мирового судьи, ответственный за ведение архива, в течение трех рабочих дней с момента получения данного заявления подготавливает необходимое дело для ознакомления и сообщает заявителю о возможности ознакомления с материалами дела в установленные часы, при этом дело должно быть предоставлено заявителю для ознакомления, в случае положительной резолюции мирового судьи, не позднее 5 рабочих дней со дня поступления заявления на судебный участок;
- ознакомление с судебным делом без его выдачи производится в рабочем помещении архива в обстановке, исключающей возможность изъятия судебных дел и документов либо из судебного дела документов (листов) или внесения в него каких-либо изменений;
- после ознакомления с делом лицами, участвовавшими в деле, их представителями, а также иными лицами делается письменная отметка об ознакомлении с делом на документе (заявлении, доверенности), послужившем основанием для допуска к ознакомлению с делом. Данный документ подшивается к делу работником аппарата мирового судьи и вносится во внутреннюю опись дела. При отказе указанных лиц от подписи, запись об ознакомлении производится ответственным работником аппарата мирового судьи.
12.15. Выдача копий документов из судебного дела, находящегося в архиве, лицам, участвующим в деле, производится по их письменному заявлению с разрешения мирового судьи, в производстве которого находится дело. Выдача таких копий из судебного дела работником аппарата мирового судьи, ответственным за ведение архива, иным лицам и организациям производится по письменном запросу или заявлению на основании резолюции мирового судьи в течение трех рабочих дней со дня проставления резолюции мирового судьи.
12.16. Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, заклеиваются отрезком плотного листа бумаги и опечатываются. Печать и штамп "Копия верна" ставят таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити.
Выдаваемые копии документов должны быть прошиты, пронумерованы, заверены и скреплены печатью. На копии указывается, в каком деле подшит подлинный документ.
Форма журнала регистрации выданных копий, выписок, документов приведена в приложении 12.

13. ОБОРУДОВАНИЕ ПОМЕЩЕНИЯ АРХИВА
СУДЕБНОГО УЧАСТКА, РЕЖИМ ЕГО РАБОТЫ

13.1. Для обеспечения сохранности дел (нарядов) и других документов, создания необходимых условий для работы архива отводится специально оборудованное помещение.
13.2. Архив должен размещаться в зданиях или отдельных помещениях здания, отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям, недоступных для посторонних лиц, сухих, безопасных в пожарном отношении.
13.3. Окна помещения архива оборудуются металлическими решетками. Двери устанавливаются металлические или обшиваются металлом, закрываются надежными замками.
13.4. Запрещается установка в помещении архива печей и дымоходов. В хранилищах запрещается применение огня, использование нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.
13.5. В помещении архива в качестве искусственного разрешено только электрическое освещение.
13.6. Рабочие комнаты архива могут быть обеспечены, кроме электрического освещения, естественным освещением и отделены от хранилища.
13.7. Запрещается использование неприспособленных подвальных помещений для хранения архивных документов.
13.8. Помещение архива должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией, иметь выходы к лифтам или (и) лестничным клеткам в случае эвакуации.
13.9. Пожарная безопасность в помещении архива должна обеспечиваться системой автоматического пожаротушения.
13.10. Ответственный работник аппарата мирового судьи должен пройти инструктаж по вопросам противопожарной безопасности, ознакомиться с правилами пользования противопожарным инвентарем. Инструктаж работников аппаратов мировых судей, ответственных за ведение архивов, по противопожарной безопасности должен проводиться не реже одного раза в год.
13.11. Помещение архива оборудуется металлическими стеллажами. Стеллажи устанавливаются на расстоянии 10 - 15 см от стен. Если торцы стеллажей примыкают к стенам, то устанавливаются ограничители, не допускающие укладку дел к стене. Расстояние от пола до нижней полки стеллажа должно составлять 10 - 15 см. Высота стеллажа - 2,2 м, расстояние между полками - 40 см. Ширина главных проходов между стеллажами может достигать 1 - 1,2 м, остальных проходов 70 - 80 см.
Целесообразно применять передвижные стеллажи.
13.12. Для хранения карточек и справочных материалов в помещении архива устанавливаются картотечные шкафы.
13.13. Электропроводка должна быть скрытой или вмонтированной в металлические трубы. Осветительная арматура в помещении архива должна быть полугерметичной. Штепсельные розетки для переносных ламп или пылесосов должны быть герметичными или устанавливаться в металлических распределительных шкафах или коробках.
13.14. В помещении архива категорически запрещается курение.
13.15. Архив должен иметь помещение для приема и временного хранения документов, оборудование для перемещения документов внутри архива и для выемки дел, размещенных на верхних полках, для уборки помещений и уборки пыли со стеллажей.
13.16. В помещении архива должны соблюдаться температурно-влажностные, санитарно-гигиенические, световые условия, обеспечивающие длительную сохранность документов и нормальные условия для работы с ними.
13.17. В помещении архива рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах от +14 до +20 градусов по Цельсию и относительную влажность воздуха от 50% до 60%.
13.18. Для контроля температуры и влажности воздуха в помещении архива устанавливаются термометры и гидрометры, согласно показаниям которых должны приниматься меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха.
13.19. В архивохранилище должны приниматься меры, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли, периодически проводиться санитарные дни для уборки пыли со стеллажей, коробок, связок и влажной уборки помещений.
13.20. Помещения, стеллажи, шкафы, полки должны быть пронумерованы. На каждом стеллаже устанавливается указатель, в котором обозначаются номер стеллажа, полки, наименование, регистрационные номера и крайние даты документов, размещенных на каждой полке.
13.21. Местонахождение документов в архиве закрепляется постеллажными указателями с четко оформленными ярлыками.

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК управления
от 14.12.2012 № 4





Приложение 1

Форма внутренней описи документов,
находящихся в деле (наряде)

Внутренняя опись
документов, находящихся в деле (наряде) № _______
за _______ год


№ Индекс Дата Наименование и краткое Номера Примечание
п/п документа документа содержание документа листов
в деле
(наряде)

1 2 3 4 5 6




Итого __________________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)

Количество ________________________________________ листов внутренней описи
(цифрами и прописью)

Наименование должностного лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела (наряда) Подпись Расшифровка подписи
Дата





Приложение 2

Форма листа-заверителя дела (наряда)

Лист-заверитель дела (наряда) № _______

В деле прошито и пронумеровано _________________________________ листа(ов),
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов ___________________________________________________,
пропущенные номера листов _________________________________________________
+ листов внутренней описи _________________________________________________


Особенности физического состояния Номера листов
и формирования дела (наряда)

1 2




Наименование должностного лица,
составившего заверительную
надпись к делу (наряду) Подпись Расшифровка подписи
Дата





Приложение 3

Форма описи дел постоянного хранения

Наименование судебного участка
УТВЕРЖДАЮ
Мировой судья
Наименование судебного участка
Фонд № ___________
Подпись Расшифровка подписи
ОПИСЬ № __________ Дата
дел постоянного хранения
за _______ год


№ Индекс Заголовок дела Дата дела Количество Примечание
п/п дела (тома, части) листов
в деле
(томе,
части)

1 2 3 4 5 6




В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № _____________ по № _____________, в том числе
литерные номера:
пропущенные номера:

Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Наименование должности работника
аппарата мирового судьи,
ответственного за ведение архива Подпись Расшифровка подписи
Дата

СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО
Протокол экспертной комиссии Протокол ЭПК управления ГАС НСО
судебного участка от ______________ № _______
от ______________ № _______





Приложение 4

Форма описи дел (нарядов) временного (свыше 10 лет) хранения

Наименование судебного участка
УТВЕРЖДАЮ
Мировой судья
Наименование судебного участка
Фонд № ___________
Подпись Расшифровка подписи
ОПИСЬ № __________ Дата
дел (нарядов) временного
(свыше 10 лет) хранения
за _______ год

Название раздела (структурного подразделения)


№ Индекс Заголовок дела Дата Срок Количество Примечание
п/п дела (тома, части) поступления хранения листов
дела дела в деле
(наряда) (наряда, (наряде,
тома, томе,
части) части)

1 2 3 4 5 6 7




В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № _____________ по № _____________, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:

Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Наименование должности работника
аппарата мирового судьи,
ответственного за ведение архива Подпись Расшифровка подписи
Дата

СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной комиссии
судебного участка
от ______________ № _______





Приложение 5

Форма акта о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению

Наименование судебного участка
УТВЕРЖДАЮ
АКТ Мировой судья
____________ № _______ Наименование судебного участка
(дата)
о выделении к уничтожению документов, Подпись Расшифровка подписи
не подлежащих хранению Дата

На основании ______________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
с указанием сроков их хранения)
___________________________________________________________________________
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы ________________________________
(наименование судебного участка)


№ Заголовок Дата Номера описей Индекс дела Коли- Срок Приме-
п/п дела или поступ- (номенклатур) (тома, чество хранения чание
групповой ления за __________ части) по дел дела
заголовок дела год(ы) номенкла- (томов, (наряда,
дел туре или частей) тома,
№ дела по части)
описи

1 2 3 4 5 6 7 8




Итого __________________________________ дел за ______________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ___________________ годы утверждены с ЭПК
управления ГАС НСО (протокол от ________________________ № _______________)

Наименование должности лица, проводившего
экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата

СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной комиссии
судебного участка
от ______________ № _______

Документы в количестве _________________________ дел, весом ______ кг сданы
(цифрами и прописью)
в _________________________________________________________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ______________ № __________

Наименование должности работника аппарата
мирового судьи, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника аппарата
мирового судьи, ответственного за архив,
внесшего изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата





Приложение 6

Форма акта приема-передачи архивных документов на хранение

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Мировой судья Руководитель архивного учреждения
Наименование судебного участка

Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи
Дата Дата

АКТ
____________ № _______
(дата)
приема-передачи архивных
документов на хранение

___________________________________________________________________________
(основание передачи)
___________________________________________________________________________
(название передаваемого фонда)
_____________________________________________________________________ сдал,
(название организации-сдатчика)
____________________________________________________________________ принял
(название организации-приемщика)
документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним


№ Название, номер описи Количество Количество Примечание
п/п экземпляров ед. хр.
описи

1 2 3 4 5




Итого принято _____________________________________________ ед. хр.
(цифрами и прописью)

Передачу произвели: Прием произвели:
Должность Подпись Расшифровка Должность Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата

Фонду присвоен № __________________________________________________

Изменения в учетные документы внесены

Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата





Приложение 7

Форма акта проверки наличия и состояния дел

Наименование судебного участка

АКТ УТВЕРЖДАЮ
____________ № _______ Мировой судья
(дата) Наименование судебного участка
проверки наличия и
состояния дел Подпись Расшифровка подписи
________________________ Дата
(постоянного, временного
хранения)

Фонда № ________________
(название фонда)

Основание проверки ________________________________________________________
(плановая, перемещение документов,
стихийное бедствие и т.д.)
Составлен комиссией:
Председатель комиссии _____________________________________________________
(наименование должности, фамилия, инициалы)
Члены комиссии: ___________________________________________________________
(наименование должностей, фамилии, инициалы)
Проверка проводилась с ________________________ по ________________________

Проверкой установлено:
1. Всего числится по описям __________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК управления ГАС НСО,
______________________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
2. Всего не оказалось в наличии ______________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
в том числе по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК управления ГАС НСО,
______________________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
3. Имеют литерные номера:
3.1. Не учтенные в итоговых записях описей ___________________________ дел.
(цифрами и прописью)
3.2. Не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей _________ дел.
(цифрами и
прописью)
4. Пропущено номеров:
4.1. Не учтенных в итоговых записях описей ___________________________ дел.
(цифрами и прописью)
4.2. Не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей
______________________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам,
______________________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи)
______________________________________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
7. Имеется не включенных в описи _____________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в
наличии ______________________________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
из них:
8.1. Требующих дезинфекции ___________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.2. Требующих дезинсекции ___________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.3. Требующих реставрации ___________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.4. Требующих переплета или подшивки ________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.5. Требующих восстановления затухающих текстов _____________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.6. Неисправимо поврежденных ________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.7. Требующих обработки _____________________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
8.8. Выдано во временное пользование _________________________________ дел.
(цифрами и прописью)
9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные
отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения.

Приложение: лист(ы) проверки наличия и состояния дел (N...)
Проверку проводили:

Наименование должностей Подписи Расшифровка подписей
Дата

СОГЛАСОВАНО
Протокол экспертной комиссии
судебного участка
от ______________ № _______





Приложение 8

Форма паспорта архива организации,
хранящей управленческую документацию

Кому представляется _________________________________
(наименование и адрес получателя)
Кем представляется __________________________________
(наименование и адрес
отчитывающейся организации)
_____________________________________________________
(форма собственности отчитывающейся организации)

ПАСПОРТ
АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ, ХРАНЯЩЕЙ УПРАВЛЕНЧЕСКУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ
НА 1 ДЕКАБРЯ ______ ГОДА

1. Общие сведения


Код Количество фондов Площадь архивохранилища (в Загруженность архивохранилища
строки кв. метрах) (в процентах)

А 1 2 3

101


2. Сведения о документах


Показатели Код Количество единиц хранения
строки
всего крайние даты из них внесено в описи, хранится сверх образуется
утвержденные установленного в год дел
(согласованные) ЭПК срока
архивного учреждения

начальная конечная всего крайние даты

начальная конечная

А Б 1 2 3 4 5 6 7 8

Постоянного 201
хранения

По личному 202 x
составу


3. Кадры Условия хранения документов (нужное подчеркнуть):

Хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное.
Код Кол-во штатных Отопление: центральное, печное, отсутствует.
строки работников Стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет.
Шкафы: деревянные, металлические; отсутствуют.
301 Сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет.
Читальный зал: есть, нет.
Температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается.
"____" ____________ _____ г.

Мировой судья
_______________________________
(фамилия и телефон исполнителя)





Приложение 9

Форма акта о неисправимых повреждениях дел

Наименование судебного участка

АКТ УТВЕРЖДАЮ
____________ № _______ Мировой судья
(дата) Наименование судебного участка
о неисправимых повреждениях дел
Подпись Расшифровка подписи
Дата

Фонд № _______________________
(название фонда)

В фонде обнаружены дела, признанные неисправимо поврежденными:


№ Опись Дело Количество Заголовок Дата дела Сущность
п/п № № листов дела и причины
дела повреждения

1 2 3 4 5 6 7




Итого обнаружено неисправимо поврежденных _________________________________
(цифрами и прописью)
______________________________________________________________________ дел.

Перечисленные дела подлежат списанию ввиду:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________

Наименование должности работника
аппарата мирового судьи,
ответственного за ведение архива Подпись Расшифровка подписи
Дата

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК управления ГАС НСО Протокол экспертной комиссии
от ______________ № _______ судебного участка
от ______________ № _______

Изменения в учетные документы архива внесены.

Наименование должности работника
аппарата мирового судьи, внесшего
изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата





Приложение 10

Форма акта о необнаружении дел,
пути розыска которых исчерпаны

Наименование судебного участка

АКТ УТВЕРЖДАЮ
____________ № _______ Мировой судья
(дата) Наименование судебного участка
о необнаружении дел, пути
розыска которых исчерпаны Подпись Расшифровка подписи
Дата

Фонд № _______________________
(название фонда)

В результате __________________________________________________________
установлено отсутствие в фонде перечисленных ниже дел. Предпринятые архивом
всевозможные меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи
с чем считаем возможным снять с учета


Опись Дело Заголовок Дата дела Количество Предполагаемые
№ № дела листов причины
в деле отсутствия
дела

1 2 3 4 5 6




Итого _________________________________________________________________ дел
(цифрами и прописью)

Содержание утраченных материалов может быть частично восполнено следующими
делами: ___________________________________________________________________
(номера дел и их групповые заголовки)
___________________________________________________________________________

Наименование должности работника
аппарата мирового судьи,
ответственного за архив Подпись Расшифровка подписи
Дата

СОГЛАСОВАНО <2> СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК управления ГАС НСО Протокол экспертной комиссии
от ______________ № _______ судебного участка
от ______________ № _______

Изменения в учетные документы архива внесены

Наименование должности
работника аппарата мирового
судьи, внесшего изменения в
учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата

--------------------------------
<2> В случае, если не обнаружены дела постоянного хранения.





Приложение 11

Форма журнала
выдачи дел (нарядов) во временное служебное пользование


№ № дела Наимено- Дата Кому Расписка Дата Расписка Приме-
п/п (наряда) вание выдачи выдано, в полу- возврата в воз- чание
дела дела с какой чении дела вращении
(наряда) (наряда) целью дела (наряда) дела
(наряда) (наряда)

1 2 3 4 5 6 7 8 9




Итого в ____ году выдано из архива судебного участка __________________ дел
(цифрами и
прописью)

Наименование должности работника
аппарата мирового судьи,
ответственного за архив Подпись Расшифровка подписи
Дата





Приложение 12

Форма журнала
регистрации выданных копий, выписок, документов


№ Автор Дата и Содержание Название Дата и Расписка Приме-
п/п запроса, регистра- запроса выданного регистра- в полу- чание
исх. номер, ционный документа ционный чении
дата, адрес, номер (копия, номер или дата
телефонный запроса выписка, выданного отправки
номер справка и документа
др.)

1 2 3 4 5 6 7 8








Приложение 13

Форма акта о передаче дел (нарядов)
в архив судебного участка

Наименование судебного участка

АКТ УТВЕРЖДАЮ
____________ № _______ Мировой судья
(дата) Наименование судебного участка
о передаче дел (нарядов)
в архив судебного участка Подпись Расшифровка подписи
Дата


№ Дата передачи Количество дел Регистрационные номера Примечание
п/п дел (нарядов) (нарядов, томов, дел (нарядов)
частей)

1 2 3 4 5




Итого ______________________________________ дел за _________________ годы.
(цифрами и прописью)

Наименование должности работника
аппарата мирового судьи,
сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Дата

Наименование должности работника
аппарата мирового судьи,
ответственного за архив Подпись Расшифровка подписи
Дата


------------------------------------------------------------------