Типы документов
Реклама
Партнеры
Решение избирательной комиссии Новосибирской области от 09.08.2013 N 179/1373-4 "Об Инструкции по делопроизводству в Избирательной комиссии Новосибирской области"
ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
РЕШЕНИЕ
от 9 августа 2013 г. № 179/1373-4
ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В
ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
В соответствии с постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 21 апреля 2011 года № 6/37-6 "О Примерной инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации" Избирательная комиссия Новосибирской области решила:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Избирательной комиссии Новосибирской области (прилагается).
2. Признать утратившим силу решение избирательной комиссии Новосибирской области от 4 августа 2011 года № 71/770-4 "Об Инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии Новосибирской области".
3. Настоящее решение вступает в силу с 12 августа 2013 года.
Председатель комиссии
Ю.Ф.ПЕТУХОВ
Секретарь комиссии
С.В.ЛЕБЕДЕВ
Утверждена
решением
Избирательной комиссии
Новосибирской области
от 9 августа 2013 года № 179/1373-4
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ
КОМИССИИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в Избирательной комиссии Новосибирской области (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в Избирательной комиссии Новосибирской области (далее - Комиссия).
Порядок работы с электронными документами, документами по ведению кадрового делопроизводства определяется отдельными инструкциями.
Инструкция разработана на основании Федеральных законов "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", "Об архивном деле в Российской Федерации", "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477, с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года № 76, постановлений и иных нормативных актов ЦИК России, Регламента Комиссии, с использованием ГОСТа Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Работа с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года № 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти", за исключением документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, обращающихся в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, порядок работы с которыми изложен в разделе 6 Инструкции.
1.2. Правила оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов Комиссии, государственных гражданских служащих аппарата Комиссии (далее - гражданские служащие) и лиц, замещающих должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы, а также лиц, привлекаемых по гражданско-правовым договорам.
1.3. Работники, поступившие на государственную гражданскую службу в аппарат Комиссии, должны быть ознакомлены под подпись с текстом Инструкции.
1.4. Ведение делопроизводства Комиссии осуществляет гражданский служащий аппарата Комиссии в соответствии со своим должностным регламентом.
1.5. В случае ухода в отпуск, выезда в командировку, болезни, увольнения исполнителя документов председатель (заместитель председателя, секретарь) Комиссии дает указание гражданскому служащему, ответственному за ведение делопроизводства в Комиссии (далее - ответственный за ведение делопроизводства), передать неисполненные документы другому исполнителю. При увольнении гражданский служащий передает находящиеся у него дела и документы по акту ответственному за ведение делопроизводства.
1.6. Делопроизводство в Комиссии осуществляется с использованием программного изделия "Дело" подсистемы автоматизации административной деятельности Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы", входящей в состав специального программного обеспечения (далее - ПИ "Дело").
Доступ к ПИ "Дело" осуществляется в соответствии с распоряжением председателя Комиссии.
Основной единицей хранения информации в ПИ "Дело" является регистрационная карточка документа (далее - РК).
Работа в ПИ "Дело" основывается на принципе однократной регистрации документа.
1.7. Согласование Инструкции и изменений в нее с уполномоченным органом исполнительной власти Новосибирской области в области архивного дела проводится в соответствии с законодательством Новосибирской области в области архивного дела.
1.8. В Инструкции используются следующие понятия:
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
внутренний документ - документ, подготовленный в Комиссии, не выходящий за ее пределы;
входящий документ - документ, поступивший в избирательную комиссию;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;
докладная записка - внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Комиссии;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления;
дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
исходящий документ - документ, отправляемый из Комиссии;
контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Комиссии, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;
нормативные документы - совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
письменное обращение гражданина - направленное в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменное предложение, заявление или жалоба;
письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
поручение - документ, предписывающий выполнение тех или иных заданий;
регистрационная карточка документа (РК) - электронная регистрационно-учетная форма, создаваемая при регистрации документа с использованием ПИ "Дело";
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;
срок исполнения документа - срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом, указаниями по исполнению документа или поручением;
указания по исполнению документа - реквизит, состоящий из надписи на документе или на отдельном листе установленной формы, сделанной должностным лицом;
учет документов - фиксация факта получения документов без проставления на них регистрационных штампов;
формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
электронный образ документа - документ на бумажном носителе, преобразованный в электронно-цифровую форму путем сканирования с сохранением всех его реквизитов.
2. Прием, регистрация и прохождение поступающих документов
2.1. Документы в избирательную комиссию доставляются через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской связью, нарочным или передаются на личном приеме граждан председателю (заместителю председателя, секретарю, членам) Комиссии.
Документы могут поступать в избирательную комиссию по каналам связи Государственной автоматизированной системы Российской Федерации "Выборы" средствами электронной почты ПИ "Дело", на официальный почтовый ящик Комиссии в сети Интернет и по факсимильной связи.
2.2. Прием, первичная обработка и регистрация поступающих документов производится ответственным за ведение делопроизводства с использованием ПИ "Дело" ежедневно в часы работы Комиссии, кроме выходных и нерабочих праздничных дней.
Порядок получения и регистрации документов после окончания рабочего дня, в выходные и нерабочие праздничные дни, в период подготовки и проведения избирательных кампаний устанавливается председателем Комиссии.
2.3. Поступившие документы подразделяются на регистрируемые и не подлежащие регистрации в ПИ "Дело" (приложение № 1).
2.4. При вскрытии конвертов, поступающих фельдъегерской связью или по почте, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
2.5. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, ответственным за ведение делопроизводства составляется акт установленной формы в двух экземплярах (приложение № 2). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.
На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа в правом нижнем углу делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".
2.6. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, если они содержат документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов, либо договоры, претензии, исковые заявления, документы, связанные с размещением заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд.
2.7. Конверты с заявками на участие в торгах на закупки товаров, выполнение работ, оказание услуг, поступившие по почте, принимаются ответственным за ведение делопроизводства, не вскрываются, учитываются по пакетному журналу и передаются ответственному за организацию торгов под подпись.
Конверты с заявками на участие в торгах на закупки товаров, выполнение работ, оказание услуг, поступившие нарочным, принимаются ответственным за организацию торгов, не вскрываются и учитываются в журнале.
2.8. Пакеты с пометкой "Лично" учитываются по пакетному журналу и передаются адресатам в закрытом виде под подпись.
2.9. При регистрации поступившего документа в РК обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров.
Регистрационный штамп с указанием входящего номера, даты и времени регистрации проставляется, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.
На копии документа входящий номер проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа.
При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в разделе "Связки" РК делается соответствующая ссылка.
К повторным документам прикладывается информация о ранее поступивших документах и результатах их исполнения в виде распечатанной РК, которая передается ответственному за ее исполнение.
При необходимости к РК прикрепляется электронный образ документа в формате pdf.
2.10. Зарегистрированные документы направляются ответственным за ведение делопроизводства председателю (заместителю председателя, секретарю) Комиссии для рассмотрения и вынесения резолюции.
2.11. После рассмотрения документы с указаниями по исполнению документа возвращаются ответственному за ведение делопроизводства для внесения указаний по исполнению документов в РК, а затем передаются им исполнителям под подпись в распечатанной РК.
Подлинник документа либо передается исполнителю, либо остается у ответственного за ведение делопроизводства до окончания исполнения документа. В этом случае исполнителю передается копия документа.
2.12. Документы, адресованные членам Комиссии, регистрируются, докладываются и исполняются в установленном Инструкцией порядке.
2.13. Исполненные документы списываются в дело исполнителем (председателем, заместителем председателя, секретарем) Комиссии и передаются ответственному за ведение делопроизводства для помещения в дело в соответствии с номенклатурой дел Комиссии.
3. Основные требования к подготовке и оформлению документов
3.1. Документы оформляются на бланках установленной формы, изготовленных типографским или компьютерным способом (приложение № 3).
В Комиссии используются следующие виды бланков:
бланк протокола заседания Комиссии;
бланк постановления Комиссии;
бланк выписки из протокола заседания Комиссии;
бланк распоряжения Комиссии;
бланк председателя Комиссии;
бланк заместителя председателя Комиссии;
бланк секретаря Комиссии;
общий бланк Комиссии (для подготовки любого вида документа, кроме письма);
бланк письма Комиссии.
3.2. На бланках протокола, постановления, выписки из протокола заседания, распоряжения, письма Комиссии и общем бланке в соответствии с Законом от 05.06.2003 № 119-ОЗ "О гербе Новосибирской области" и Регламентом Комиссии помещается Герб Новосибирской области.
При оформлении бланков писем должностных лиц (председателя, заместителя председателя, секретаря Комиссии) реквизит "Герб Новосибирской области" не применяется.
3.3. Бланки документов с воспроизведением Герба Новосибирской области изготавливаются типографским способом и имеют нумерацию на обороте.
Контроль за правильным использованием бланков и их соответствием установленным образцам осуществляется ответственным за ведение делопроизводства, который отвечает также за учет бланков, имеющих нумерацию.
Уничтожение испорченных бланков осуществляется с составлением акта.
3.4. Документы оформляются в соответствии с Требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов, регламентирующими основные параметры оформления документов и перечень используемых в них реквизитов (приложение № 4).
3.5. При подготовке и оформлении документов члены Комиссии и гражданские служащие аппарата Комиссии, а также лица, привлекаемые по гражданско-правовым договорам, должны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже.
3.5.1. Наименование Комиссии.
Реквизит указывается в именительном падеже и оформляется в соответствии с наименованием, закрепленным в Регламенте Комиссии.
Если Регламентом Комиссии предусмотрено применение сокращенного наименования Комиссии, то оно указывается в реквизите "Наименование Комиссии" под полным наименованием.
Данный реквизит печатается прописными буквами полужирным шрифтом Times New Roman Cyr размером 14 пунктов и располагается в левом верхнем углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру - при продольном расположении реквизитов. На бланках наименование Комиссии печатается прописными буквами полужирным шрифтом Times New Roman Cyr размером 16 пунктов.
3.5.2. Наименование должности лица, подписавшего документ.
Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц (бланк письма председателя, заместителя председателя, секретаря) Комиссии.
Наименование должности лица указывается под реквизитом "Наименование Комиссии".
3.5.3. Справочные данные о Комиссии.
Реквизит содержит сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, номер телефона, факс, адрес электронной почты и другие, например:
Красный проспект, 18, г. Новосибирск, 630011, тел./факс: 8(383) 223-46-31, 227-02-57
e-mail: infc@.nso.ru
или
Красный проспект, 18,
г. Новосибирск, 630011,
тел.: 223-46-31, 223-78-68, факс: 227-02-57
E-mail: infc@nso.ru
Реквизит обязателен для бланков писем, располагается ниже реквизита "Наименование Комиссии" или "Наименование должности лица, подписавшего документ" (в бланках писем должностных лиц).
3.5.4. Вид документа.
Наименование вида издаваемого документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ, ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА ЗАСЕДАНИЯ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа. Реквизит печатается прописными буквами полужирным шрифтом. На бланках Комиссии реквизит "Наименование вида документа" печатается полужирным шрифтом Times New Roman Cyr размером 16 пунктов. На прочих видах документов, оформляемых не на бланках, реквизит печатается шрифтом размером 14 пунктов.
Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.
3.5.5. Место составления (издания) документа.
Место составления или издания документа (г. Новосибирск) указывается в бланках документов Комиссии, не содержащих в своем составе реквизита "Справочные данные об организации".
3.5.6. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта - дата события.
Датой документа, изданного совместно двумя и более организациями, является дата более поздней подписи.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например:
17.01.2011
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:
07 января 2011 г.
3.5.7. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Комиссии. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Для входящих документов регистрационный номер представляет собой порядковый номер, закрепленный в ПИ "Дело"; для исходящих документов - индекс дела по номенклатуре и через косую черту - порядковый номер документа.
Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.
3.5.8. Ссылка на исходящий номер и дату документа.
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
3.5.9. Адресат.
Реквизит "Адресат" - это совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату. Реквизит располагается на следующих документах: письме, справке, докладной (служебной) и объяснительной записке, заявлении. Реквизит "Адресат" оформляется в правом верхнем углу документа на одном уровне с реквизитом "Наименование Комиссии".
Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование организации и структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:
Правительство Российской Федерации
Правовое управление
Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией, например:
Правительство
Новосибирской области
Канцелярия
Заведующему Н.П. Иванову
Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:
Заместителю директора Всероссийского
научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела
П.П. Смирнову
Если в состав реквизита "Адресат" включается почтовый адрес, сначала указывается наименование организации-адресата, а затем почтовый адрес, например:
Центральная избирательная комиссия
Российской Федерации
Б. Черкасский пер., д. 9, Москва, 109012
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 "Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи".
На документах, адресованных федеральным государственным органам, органам государственной власти субъектов Российской Федерации, избирательным комиссиям субъектов Российской Федерации, адрес не указывается.
Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например:
Председателям территориальных
избирательных комиссий
Новосибирской области
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки установленной формы (приложение № 5), который подписывается председателем (заместителем председателя, секретарем) Комиссии.
При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Фомичеву П.И.
ул. Веерная, дом 15, кв. 10, Москва,
115156
3.5.10. Гриф утверждения документа.
Гриф утверждения - реквизит, придающий документу юридическую силу.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом реквизит состоит из слова УТВЕРЖДАЮ; полного наименования должности; личной подписи и ее расшифровки, располагаемых через дополнительный межстрочный интервал после наименования должности, и даты утверждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Председатель Избирательной
комиссии Новосибирской области
личная подпись инициалы, фамилия
Дата
При утверждении документа распорядительным документом Комиссии реквизит состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, номера и даты документа, например:
УТВЕРЖДЕН
распоряжением Избирательной
комиссии Новосибирской области
от 25 января 2011 г. № 130/144-4
При утверждении документа несколькими должностными лицами реквизиты располагаются на одном уровне.
В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.
3.5.11. Указания по исполнению документа (резолюция).
Указания по исполнению документа могут быть написаны от руки председателем (заместителем председателя, секретарем) Комиссии на лицевой стороне первого листа подлинника документа, в верхней правой его части на свободном от текста месте или могут быть оформлены на отдельном листе формата А6 (105 x 147) установленной формы (приложение № 6), приложенном к документу. Указания по исполнению документа включают фамилии и инициалы исполнителей, при необходимости - содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:
Дата
Семенову Н.И.
Краснову П.Н.
Прошу подготовить проект письма
к 22.03.2011
Подпись
3.5.12. Наименование документа (заголовок к тексту документа).
Наименование документа (заголовок к тексту документа) - краткое содержание документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении письма - от границы левого поля.
Реквизит оформляется строчными буквами шрифтом Times New Roman Cyr размером 14 пунктов. В нормативно-распорядительных документах реквизит "Наименование документа" выделяется полужирным шрифтом.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: "о чем (о ком)?", например:
РАСПОРЯЖЕНИЕ
О создании экспертной комиссии
"чего (кого)?", например:
ТИПОВОЙ ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ
ведущего специалиста общего отдела
Заголовок к тексту документа составляется лицом, готовящим проект документа.
Документы, оформленные на бланках формата А5, указания по исполнению документа, телеграммы не озаглавливаются.
3.5.13.
По датам
Информация
Ключевые слова